Aus dem Recht

In regelmäßigen Abständen stehen die Wahlen zum Vorstand an. Solange alle Beteiligten damit einverstanden sind, wird häufig für eine „Wiederwahl“ plädiert Was aber, wenn sich die Zusammensetzung des Vorstands ändert?

  1. Schritt: Überblick verschaffen

Das häufigste Problem in der Praxis ist, dass gar nicht klar ist, über welche Unterlagen das ausscheidende Vorstandsmitglied verfügt. Hier können Sie sich jetzt schon auf einen Wechsel vorbereiten.

Hinweis: Erstellen Sie für jedes Vorstandsmitglied eine Liste mit Gegenständen, welche die Vorstandskollegen im Besitz haben.

Behandeln Sie das Thema am besten auf der Vorstandssitzung und erarbeiten Sie diese Liste. Bei dieser Gelegenheit können Sie direkt auch erkennen, ob vielleicht ältere Unterlagen entsorgt werden können.

  1. Schritt: Daten, Zugänge & Co

Nicht nur Unterlagen in Papier oder Gegenstände müssen bei einem Vorstandswechsel herausgegeben werden, sondern auch Daten. Gerade in diesem Bereich müssen Sie besonders sorgfältig sein, da hier die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) strenger geworden sind.

Beispiel: Der Schriftführer des Vereins hat auf seinem privaten Rechner die Mitgliederliste. Nach seinem Ausscheiden aus dem Amt bleibt diese Liste auf dem Rechner. Nach einiger Zeit verkauft er seinen Rechner auf „Ebay-Kleinanzeigen „. Die Liste hat er „einfach gelöscht“. Der Käufer kann diese Daten schnell wieder herstellen.

Hierbei handelt es sich um einen schwerwiegenden datenschutzrechtlichen Verstoß, für welchen schlussendlich der Verein auch haftbar gemacht werden kann. Damit müssen auf der „Inventarliste“ der Vorstandsmitglieder auch die Daten aufgenommen werden. Hinweis: Lassen Sie sich bei einem Wechsel bestätigen, dass das Vorstandsmitglied alle Daten datenschutzkonform (!) gelöscht hat. Manche Vereine nutzen Clouddienste. Der Vorteil liegt hier darin, dass alle Vorstandsmitglieder nur auf einen Datensatz zurückgreifen, sodass immer eine Aktualität gewährleistet ist. In diesem Fall müssen Sie bei einem Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes darauf achten, dass der Zugang gesperrt wird.

Ein weiterer Bereich besteht in der digitalen Welt in Passwörtern und Zugangsmöglichkeiten. Vielleicht betreut ein Vorstandsmitglied die „Facebook Seite“ des Vereins oder administriert die Homepage.

Hinweis: Manchmal verläuft ein Vorstandswechsel nicht harmonisch, sodass Sie solche Zugänge immer „doppelt“ absichern sollten. Ein Vorstandsmitglied sollte niemals allein einen Zugang haben, damit Sie direkt reagieren und einen Zugang eventuell sperren können. Auch Zugänge zu dem Vereinskonto oder Einkaufskarten gehören hierzu, die Sie berücksichtigen müssen.

  1. Schritt: Durchsetzen der Ansprüche

Idealer Weise haben Sie bei der Mitgliederversammlung, welche eine Neuwahl durchführt, eine Liste mit den Gegenständen, Unterlagen, Daten und Zugängen vorliegen, welche übergeben werden müssen. Lassen Sie hier dann direkt einen Termin vereinbaren, um die Übergabe vorzunehmen.

Hinweis: Bei der Übergabe sollte dann das ausgeschiedene Mitglied eine Quittung für die Übergabe bekommen. Der Verein sollte sowohl diese Quittung als auch die Bestätigung des neuen Vorstandsmitgliedes für die Übernahme zu den Akten nehmen.

Wenn sich das ehemalige Vorstandsmitglied weigert, die Sachen herauszugeben, sollten Sie diese Ansprüche rechtlich durchsetzen. Das Vorstandsmitglied ist nach § 27 Abs. 3 i. V. m. § 067 BGB zur Herausgabe verpflichtet. Ein Prozess kann allenfalls daran scheitern, dass dem Verein gar nicht bekannt ist, was er konkret herausklagen muss.

RA Michael Röcken, Bonn

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