Das neue Vereinsjahr beginnt häufig mit dem Aufräumen der Ablage. Hier stellt sich dann die Frage, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, und welche entsorgt werden können.

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Schluss des Kalenderjahres, in das das jeweilige „Ereignis“ fiel. Bei Rechnungen, die Sie im Jahr 2012 erhalten und beglichen haben, begann die Aufbewahrungsfrist folglich mit dem 31.12.2012. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist können Sie diese Belege nun ab dem 01.01.2023 entsorgen.

Unterlagen wie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz (mit Organisationsunterlagen) und Buchungsbelege unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist nicht endet, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2022 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat.

Auch bei Zuwendungsbestätigungen („Spendenquittungen“) müssen Sie zehn Jahre lang ein Doppel aufbewahren.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist bei Verträgen erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen beginnt.

Lohnkonten oder Handels- oder Geschäftsbriefe dürfen Sie nach sechs Jahren vernichten. Also können Sie solche Unterlagen aus der Zeit vor dem 01.01.2017 Anfang 2023 entsorgen.

Bei den Vereinsunterlagen sollten Sie allerdings nicht nur rechtliche Aspekte vor Augen haben: Unterlagen wie Protokolle sind beispielsweise für die Geschichte des Vereins bedeutsam und sollten somit gar nicht entsorgt werden.

Auch Kontoauszüge sind zehn Jahre aufzubewahren. Ausgenommen sind nur private Kontoauszüge, die Sie aber mindestens drei Jahre lang aufheben sollten. So können Sie im Zweifel beweisen, dass Sie eine Rechnung beglichen haben. Beachten Sie auch, dass elektronisch übermittelte Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig sind, weil sie originär digitale Dokumente darstellen.

Besonderheiten gelten hinsichtlich der Speicherung von Unterlagen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz, die Sie im Original archivieren müssen, können Sie Unterlagen auch auf Datenträgern speichern. Voraussetzung ist, dass Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten und sicherstellen, dass die Daten wiedergegeben werden können. Im Zweifel müssen Sie auf Ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen oder Ausdrucke bereitzustellen.

Ebenfalls sind bei den „Gartenakten“ Besonderheiten zu beachten. Hier können Sie beispielsweise bestimmte Dokumente, wie beispielsweise Mitteilungen des Pächters über eine Adressänderung entfernen, jedoch sind die grundlegenden Dokumente, wie Baugenehmigungen etc. dauerhaft aufzubewahren. Wenn jedoch der Bau nicht mehr besteht, kann auch diese entsorgt werden.

Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen gelten, wenn beispielsweise Bescheide noch nicht rechtskräftig sind, weil zum Beispiel Klageverfahren anhängig sind.

Hinweis: Achten Sie bei der Entsorgung auch auf den Datenschutz! Sofern personenbezogene Daten erkennbar sind, sollte eine professionelle Entsorgung vorgenommen werden. Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass nach der Datenschutz-Grundverordnung drastische Bußgelder drohen können.

Bei der Entsorgung sollten Sie auf Fachbetriebe zurückgreifen, welche dann auch die datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen bestätigen können.

Rechtsanwalt Michael Röcken
www.ra-roecken.de

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