Rechtliche Ausgangssituation

  • Die Rechnungsprüfer, auch Kassenprüfer genannt, werden von der Mitgliederversammlung eines Vereins oder Verbandes als deren Interessenvertreter gegenüber der Tätigkeit des gewählten Vorstandes gewählt.
  • Sie sind nur der Mitgliederversammlung für Ihr Handeln verantwortlich.
  • Rechnungsprüfer sind nicht weisungsgebunden und unterliegen insofern auch nicht dem Direktionsrecht eines Vorstandes.


Sachliche Vorgaben

  • Die Rechnungsprüfer haben zu überprüfen, ob die Mitglieder des Vorstandes bei der Verwendung der aus Mitgliedsbeitragen oder sonstigen Erlösen sich ergebenden Einnahmen im Sinne der satzungsgemäßen Aufgaben gehandelt haben. Gleiches betrifft auch die Verwaltung des Vereinsvermögens.
  • Bei der Rechnungsprüfung ist zu ermitteln, ob die Ausgaben zweckentsprechend, wirtschaftlich und sparsam getätigt wurden.
  • In die Rechnungsprüfung ist auch die Prüfung einzubeziehen, die sich darauf erstreckt, ob für die Ausgaben bzw. Einnahmen – soweit erforderlich – Beschlüsse der Organe des Vereins vorgelegen haben und beachtet wurden.
  • Insbesondere bleibt ebenfalls zu prüfen, ob die Vorgaben der Satzung bei der Verwendung des Vereinsvermögens und der Einnahmen und Ausgaben eingehalten wurden.


Durchführung der Rechnungsprüfung

  • Für die Durchführung der Rechnungsprüfung ist es unabdingbar erforderlich, dass sämtliche Belege über Einnahmen und Ausgaben sowie die lückenlosen Kontoauszüge der Geldinstitute für den Prüfungszeitraum vorliegen.
  • Die Anwesenheit des mit den Finanzen des Vereins beauftragten Vorstandsmitgliedes bei der Rechnungsprüfung ist zwingend erforderlich.
  • Bei sich ergebendem Bedarf kann von den Rechnungsprüfern auch die Anwesenheit des bzw. der Vorsitzenden verlangt werden.
  • Vor Durchführung der Belegprüfung gemäß den nachstehenden Auflistungen sind durch die Rechnungsprüfer die Anfangs- und Endkontenstände der Vereins- bzw. Verbandskonten mit dem Kassenbericht für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zu vergleichen und auf ihre Identität zu prüfen.
  • Bei einer kleineren, überschaubaren Buchführung mit wenigen Belegen, ist es empfehlenswert, sämtliche Belege zu prüfen. Dabei geht es um die Ordnungsmäßigkeit und die Nachvollziehbarkeit der Belege.
  • Sofern bei der Belegprüfung Zweifel an der satzungsgemäßen Verwendung der Ausgaben bestehen, ist eine konkrete Klärung des aufgetretenen Sachverhalts unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern, in geeigneter Weise herbeizuführen.
  • Bei Beschaffungen bzw. Investitionen ist zu prüfen, ob Kostenvoranschläge oder Vergleichsangebote vor der Beschaffung eingeholt wurden. Diese sind im Einzelfall durch Vorlage der Unterlagen nachzuweisen. In der Regel kann bis zu einem Beschaffungswert von 200,00 € auf die Einholung von Vergleichsangeboten oder Kostenvoranschlägen verzichtet werden.
  • Bei der Prüfung einer Buchhaltung größeren Umfangs wird man sich in der Regel auf eine stichprobenhaften Überprüfung verständigen. Ergeben sich bei dieser Überprüfung Erkenntnisse über mögliche Unkorrektheiten, so ist eine Detailprüfung größeren Umfanges vorzunehmen, auch wenn diese sich über mehrere Tage erstrecken wird.
  • Für die rechnerische Richtigkeit ergibt sich für die Rechnungsprüfer eine beschränkte Verantwortlichkeit, für die sachliche Richtigkeit ergibt sich eine uneingeschränkte Verantwortlichkeit bezogen auf die durchgeführte Prüfung.


Ergebnis einer Rechnungsprüfung

  • Die während der Prüfung getroffenen Feststellungen sollten in einem kurzen Prüfungsbericht schriftlich festgehalten werden.
  • Ergeben sich bei der Prüfung Erkenntnisse über Verstöße von Vorstandsmitgliedern gegen die Satzung oder gegen Beschlüsse der Vereinsorgane, so sind in der Regel die Mitglieder auf der nächsten Jahreshauptversammlung hierüber zu informieren.
  • Bei Fehlern geringen Umfanges ist in der Mitgliederversammlung darauf hinzuweisen, dass die Abstellung der Fehler zukünftig sicherzustellen ist.
  • Bei festgestellten groben Verstößen entsprechend der vorstehenden Gliederung, die ein sofortiges Handeln zu Vermeidung von Schäden erfordern, ist der Vorstand aufzufordern, mit den Terminvorgaben der Satzung, unmittelbar eine Mitgliederversammlung einzuberufen zum Zweck der Information über das Ergebnis der durchgeführten Rechnungsprüfung.
  • Die Mitgliederversammlung hat auf Grund des Berichtes der Rechnungsprüfer über geeignete Maßnahmen zu befinden, die wiederkehrende Missstände vermeiden und möglicherweise auch zu personellen Konsequenzen führen.
  • Ergeben sich keine Beanstandungen, so ist dies ebenfalls in dem Rechnungsprüfungsbericht zu vermerken.
  • Es bleibt den Prüfern unbenommen, unabhängig vom Prüfungsergebnis, mit den Verantwortlichen des Vereins ein Abschlussgespräch zu führen.


Bericht an die Mitgliederversammlung

  • Der Bericht, der in der Regel auch in schriftlicher Form abzufassen ist, sollte folgende Angaben enthalten:
    • Datum der durchgeführten Rechnungsprüfung,
    • Name und Funktionsbezeichnung des auskunfterteilenden Vorstandsmitgliedes,
    • Namen der Rechnungsprüfer,
    • Aussagen über die Buchführung über Vollständigkeit, Richtigkeit, Lückenlosigkeit und Chronologie der Aufzeichnungen und Belege.
  • Falls keine Beanstandungen festgestellt wurden, ist dies im Bericht zu vermerken.
  • In der Regel endet der Bericht der Rechnungsprüfer in der Mitgliederversammlung mit dem Antrag, dem Vorstand Entlastung für den Abrechnungszeitraum zu erteilen oder je nach Ergebnis der Prüfung, mit dem Antrag, dem Vorstand aus den nachvollziehbaren Gründen die Entlastung zu versagen.


Rechnungsprüfer in ihrer Funktionalität

  • Mit der Wahl zu Rechnungsprüfern haben die Mitglieder ihren Rechnungsprüfern einen Vertrauensvorschuss gegeben, weil sie sich darauf verlassen müssen, dass durch die Rechnungsprüfer ihre Interessen ohne jedwede Einschränkung vertreten werden.
  • Rechnungsprüfer habe innerhalb einer Organisation eine Kontrollfunktion über das finanzielle Handeln eines Vorstandes. Sie sind gegenüber dem Vorstand keinesfalls weisungsberechtigt und übernehmen keinerlei Organfunktionen. Dies bleibt ausschließlich der Mitgliederversammlung vorbehalten.
  • Rechnungsprüfer haben das Recht, sämtliche finanziellen Veranlassungen eines Vorstandes zu überprüfen. Daraus lässt sich aber nicht ein Recht herleiten, dem Vorstand vorzuschreiben, wie er seine Arbeit für die Mitglieder zu erledigen hat, insbesondere auch deswegen, weil Ermessenentscheidungen rechtlich nur auf Fehlerhaftigkeit, nicht auf eine andere Art der Ermessensausübung geprüft werden können.
  • Inwieweit der Vorstand im Interesse einer Organisation seine Arbeit weiterhin erfolgreich fortsetzen soll, bleibt auf Grund des Berichtes der Rechnungsprüfer eine Entscheidung der Mitgliederversammlung.
Landesverband Rheinland der Gartenfreunde e. V.
Sternstraße 42, 40479 Düsseldorf

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