Hinweise des Landesverbands Rheinland der Gartenfreunde e. V.

für neue Vorsitzende

in den unmittelbar angeschlossenen Vereinen

Einleitung

Sie haben sich mit der Annahme zur Wahl des Vorsitzenden dazu entschieden, in ihrem Verein Verantwortung zu übernehmen und das Kleingartenwesen weiterzuentwickeln. Hierfür gebührt Ihnen Anerkennung und Respekt, denn es ist in der heutigen Zeit nicht (mehr) selbstverständlich, seine Freizeit für derartige Dinge zur Verfügung zu stellen.

Die nachfolgenden Hinweise sollen Ihnen helfen, die notwendigen Basis-Informationen für ein erfolgreiches, insbesondere aber auch rechtssicheres Handeln im Verein bzw. in dessen Vertretung nach Außen in kompakter Form und zum Nachschlagen zu erhalten.

Der Landesverband steht als Ansprechpartner für anfallende Fragestellungen zur Verfügung.

Darüber hinaus finden mehrfach jährlich kostenlose Rechtsberatungstermine mit unserem Verbandsanwalt in Präsenzform oder telefonisch statt. Hier können Probleme angesprochen werden, die nicht mit der Geschäftsstelle des Landesverbands zu lösen sind. Die Rechtsberatung ist kostenlos, bedarf – zwecks Vorbereitung – jedoch einer Anmeldung. Die Rechtsberatungstermine werden im Rahmen einer Rundmail den Mitgliedern des Landesverbands zur Kenntnis gebracht.

Zahlreiche Seminare des Landesverbands befassen sich mit den Themen Vereinsführung und -management, Kassenführung, Schriftführung, Kommunikation und Rhetorik oder Datenverarbeitung. Darüber hinaus bildet der Landesverband Fachberater und Wertermittler aus und bietet diesem Personenkreis Weiterbildungsseminare an.

Das vollständige Seminarprogramm entnehmen Sie bitte https://www.gartenfreunde-rheinland.de/seminare.

Die Stellung des Vorsitzenden im Verein

Der Vereinsvorsitzende vertritt den Verein nach außen und gegenüber den Mitgliedern. Ob er die Vertretung des Vereins nach außen (für Rechtsgeschäfte wie Käufe etc.) alleine oder gemeinsam mit weiteren Vorstandsmitgliedern wahrnimmt, bestimmen die entsprechenden Regelungen in der Satzung des Vereins. Es empfiehlt sich jedoch stets, dass zumindest zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam entsprechende Geschäfte tätigen können, wobei der Vorsitzende oder sein Stellvertreter eine der beiden Personen sein sollte. Er leitet die Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzung und legt die Abläufe innerhalb des Vorstandes fest, sofern dies nicht durch eine Geschäftsordnung bereits verbindlich geregelt wurde.

Bei einem eingetragenen Verein haftet grundsätzlich nur der Verein selbst. Nur in bestimmten Ausnahmefällen sind Ansprüche unmittelbar gegen Vorstandsmitglieder und sonstige Handelnde denkbar bzw. kann der Verein seine Vorstandsmitglieder und besonderen Vertreter in Regress nehmen.

Ein Vorstandsmitglied schuldet seinem Verein die ordnungsgemäße Führung der ihm übertragenen Vereinsgeschäfte. Dabei muss der Vorstand seine Entscheidungen unter Beachtung des Vereinszweckes und auch an betriebswirtschaftlichen Kriterien ausrichten.

Eine persönliche Haftung der einzelnen Vorstandsmitglieder kommt aber dann in Betracht, wenn das Vorstandsmitglied gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, die auch dem Schutz dritter Personen dienen. Derartige Schutzvorschriften sind etwa die strafrechtlichen Delikte Körperverletzung, Sachbeschädigung oder Betrug, aber auch die zivilrechtliche allgemeine Verkehrssicherungspflicht.

Der Vorstand ist auch verantwortlich für die Erfüllung steuerrechtlichen Pflichten des Vereins. Werden diese vernachlässigt, etwa eine fällige Umsatzsteueranmeldung nicht oder nicht richtig abgegeben, haften die Vorstandsmitglieder hierfür, falls der Verein, etwa bei einer späteren Überprüfung, nicht mehr über die notwendigen Mittel zur Begleichung der Steuerschuld verfügen sollte. Selbiges gilt auch bei der Verletzung der steuerlichen Aufzeichnungspflichten.

Eine weitere Haftungsfalle findet sich bei den gemeinnützigen Vereinen im Bereich der Spenden. Hier ist die Versuchung groß, unrichtige Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) auszustellen, etwa wenn den ehrenamtlich aktiven Vereinsmitgliedern Zuwendungsbestätigungen wegen eines geleisteten Zeitaufwandes ausgestellt werden oder wenn über Sachspenden für eine Tombola, die ja nicht zum gemeinnützigen Bereich des Vereins gehört, sondern einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb darstellt, Zuwendungsbescheinigungen ausgestellt werden. Oftmals werden auch höhere Beträge, als tatsächlich dem Verein zugeflossen sind, bestätigt. In allen diesen Fällen besteht eine persönliche Haftung des quittierenden Vorstandes.

Der Vorsitzende ist nicht für jegliches Handeln der übrigen Vorstandsmitglieder verantwortlich. Es muss ihm nur bewusst sein, dass er eine rechtlich herausragende Stellung hat und eine Kontrollpflicht, ob und wie die übrigen Vorstandsmitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen. Es hat sich in diesem Zusammenhang als vorteilhaft erwiesen, wenn der Vorsitzende die Post, die für den Verein bestimmt ist, erhält und sichtet, bevor er diese an die übrigen Vorstandsmitglieder weiterleitet.

Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Rahmen unserer Grund- und Fortbildungsseminare für Vorsitzende. Nähere Informationen zum Seminarprogramm erhalten Sie hier https://www.gartenfreunde-rheinland.de/seminare/.

Nach der Wahl

Mit der Wahl des neuen Vorstandes endet die Amtszeit des alten Vorstands und der damit einhergehenden Rechten und Pflichten. Irrtümlich besteht die weitverbreitete Meinung, dass der neue Vorstand erst mit der Eintragung im Vereinsregister berechtigt ist, das Amt auszuüben und im Gegenzug der alte Vorstand noch solange verantwortlich ist, bis die Eintragung im Vereinsregister gelöscht ist. Das ist jedoch falsch. Mit der Wahl und der anschließenden Annahme des Amtes durch den Gewählten, beginnt die Verantwortung des neuen Vorstandsmitgliedes und gleichzeitig endet die des Vorgängers.

Mit der Annahme der Wahl sind Sie für folgende Punkte verantwortlich:

  • Die Niederschrift zur Versammlung muss ordnungsgemäß, vollständig und wahrheitsgemäß vom hierfür beauftragten Schriftführer erstellt und vom (neuen) Vorsitzenden unterschrieben werden.Hierbei sind u. a. die Wahl selber, die Kandidaten, die Stimmenanteile usw. zu dokumentieren. Prüfen Sie im eigenen Interesse auch, ob die laut Satzung notwendigen Mehrheiten erreicht wurden und die Wahl insofern gültig ist.
  • Die Niederschrift ist dem zuständigen Amtsgericht über einen Notar zuzustellen, damit die notwendigen Eintragungen in das Vereinsregister erfolgen können.
  • Teilen Sie bitte den Wechsel im Vorstand auch dem Landesverband mit, damit dieser die entsprechenden Kontaktdaten ändern kann und die Information des Vereins über allgemeine und rechtliche Themen gewährleistet ist.
  • Unverzüglich nach Übernahme eines Amts ist eine Übergabe mit dem Vorgänger durchzuführen. Haben Sie die Vereinsunterlagen von Ihrem Vorgänger erhalten bzw. liegen diese den dafür zuständigen Vorstandsmitgliedern vor? Prüfen Sie diese auf Vollständigkeit!Hierzu zählen u. a.:
    • Vereinssatzung (Liegt die aktuelle Satzung vor? Ggf. Nachfrage beim Amtsgericht?)
    • Geschäftsordnung des Vorstands (soweit vorhanden)
    • Mitgliedslisten (aktive, passive und Förder-Mitglieder)
    • Pachtvertrag für das Kleingartengelände incl. Flurstückskarten und Parzellierungsplänen
    • Unterlagen über bestandsgeschützte Lauben und bauliche Anlagen
    • Unterlagen über genehmigte bauliche Anlagen (insbesondere die Laube)
    • Pachtverträge / Pächterlisten
    • Bewerberliste(n)
    • Gartenordnung (soweit vorhanden)
    • Schlüssel für Gebäude (Vereinshaus, Gemeinschaftstoilette, Werkzeugschuppen, …)
    • Inventarlisten
    • Passwörter für Vereinsrechner, Facebookseite des Vereins, Zugangsdaten Homepage, …
    • Bank- oder Kontokarte, Girocard / Kreditkarte für das Vereinskonto (sofern nicht ausschließlich beim Kassierer), Sparbücher
    • Sonstige Bankunterlagen
    • Steuerunterlagen; Freistellungsbescheid
    • Spendenbescheinigungen
    • Zuwendungsbescheide
    • Beschlussbuch (über Beschlüsse des Vorstands, des Vereins oder seiner Gremien)
    • Protokolle (Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlung und sonstige Organe)
    • Allgemeiner Schriftverkehr
    • Kontrollbögen / -berichte (soweit Spielgeräte- und Baumkontrolle durch den Verein durchgeführt werden)
    • Prüfberichte elektrischer Anlagen des Vereins
    • Elektronische Dokumente (insbesondere, wenn diese auf privaten Rechnern vorliegen!)
    • Urkunden
    • Wertmarken
    • Was hat der alte Vorstand an Geldern erhalten? Ist dies durch die Satzung gedeckt?
    • Rechte am Vereinslogo?
    • Bargeld, Handy, …

Wichtig in diesem Zusammenhang:

Fertigen Sie ein Übergabeprotokoll, welches vom scheidenden Vorsitzenden und von Ihnen als übernehmenden Vorsitzenden unterschrieben wird!

Die Durchsetzung des Herausgabeverlangens der vorgenannten Unterlagen kann sich dann als problematisch erweisen, wenn man sich vom alten Vorstand im Streit getrennt hat, weil dieser z.B. über Jahre hinweg, die Mitglieder nicht hat in die Tätigkeit des Vorstandes hineinsehen lassen und somit der Verein überhaupt nicht weiß, welche einzelnen Dokumente und Gegenstände sich im Besitz des Vorstandes befinden. Das wird spätestens dann kompliziert, wenn der Herausgabeanspruch gerichtlich durchgesetzt werden soll. Im gerichtlichen Verfahren müssen hinreichend konkrete Anträge gestellt werden. Das heißt, im Antrag muss genau bezeichnet werden, welche Gegenstände, Schriftstücke, Urkunden u.a.  herausverlangt werden. Erforderlichenfalls ist der Anspruch mit einer Stufenklage durchzusetzen (zunächst Antrag auf Auskunftserteilung über die vorhandenen Unterlagen – dann Leistungsklage auf Herausgabe).

Insoweit ist es jedem Verein anzuraten, in einer entsprechenden Ordnung, die in Form eines Mitgliederbeschlusses vorliegt, genau zu bezeichnen, welche Unterlagen durch den Vorstand zu führen sind. (z.B. Mitgliederliste, Inventarverzeichnis, Pachtverträge usw.). Es sollte im Verein auch einen Beschluss darüber geben, wie lange Vereinsunterlagen aufzuheben sind.

Gerichtliche Auseinandersetzungen über die Herausgabe der Vereinsunterlagen können mit aufwändigen Beweisführungsmaßnahmen verbunden sein. Es empfiehlt sich hier, die ehemaligen Vorstandsmitglieder, aber auch andere Personen zu den Unterlagen, die vorhanden sein müssen, zu befragen und das Ergebnis in einem Protokoll oder an Eides statt zu dokumentieren, die natürlich dann von den potenziellen Zeugen auch unterschrieben sein müssen.

Die Amtsübergabe erschöpft sich nicht in der Herausgabepflicht, reduziert sich mitunter jedoch darauf.

Im Normalfall sollte durch eine vernünftige Amtsübergabe die Kontinuität in der Tätigkeit des Vereinsvorstandes dergestalt gewährleistet sein, dass bewährte Methoden in der Vereinsarbeit erhalten bleiben. Gerade Kleingartenvereine leben von Traditionen und von über Jahre, teils über Jahrzehnte eingeschliffenen Verhaltensmustern. Solche langandauernden, trainierten Verhaltensmuster (ständige Übung) sind sehr wichtig für die möglichst reibungslose Führung eines Vereins. Es ist ungeheuer wichtig, dass jedes Vereinsmitglied weiß, woran es ist und worauf es sich verlassen kann. Änderungen sollten nur dann vorgenommen werden, wenn sie unabwendbar notwendig werden.

Zur Gewährleistung der Kontinuität im Vereinsleben ist es ebenfalls zweckmäßig, wenn vom alten Vorstand die neuen Vorstandsmitglieder rechtzeitig in die Vorstandsarbeit einbezogen werden. Das kann durch Übertragung von Aufgaben z. B. der Organisation der Abrechnung eines Arbeitseinsatzes schon dann erfolgen, wenn das betroffene Mitglied noch gar nicht als Vorstandsmitglied gewählt wurde. Es gilt hier der Grundsatz, je früher geeignete Kandidaten an die Vorstandsarbeit herangeführt werden, um so günstiger ist dies für die Kontinuität der Vereinsarbeit.

Damit soll nicht die Notwendigkeit der Einführung neuer Ideen in die Vorstandsarbeit und auch zweckmäßiger Verfahrensweisen und Methoden in Abrede gestellt werden. Etwas Neues sollte jedoch nur dann beschlossen werden, wenn es dafür triftige Gründe gibt und begründet zu erwarten ist, dass der neue Beschluss tatsächlich einen Fortschritt im Vereinsleben darstellt. Mitunter neigen neue Vorstände dazu, alles anders machen zu wollen als der alte Vorstand. Das führt ab und an zu Irritationen und Reibungsverlusten (z.B. Beschluss zur Änderung des Fälligkeitsdatums des Mitgliederbeitrages).

Vereinsführung

Vereine sind rechtlich selbständige Einheiten, die in der Satzung – neben dem Sitz und Zweck des Vereins – grundsätzliche Regelungen treffen. Der Vorstand muss sich in seinem Handeln immer an die jeweilige Vereinssatzung halten. Dem Vereinsvorstand obliegt ferner die Einhaltung der Regeln des Bundeskleingartengesetzes (BKleingG), des Pachtvertrags und – soweit vorhanden – der Gartenordnung.

Verschaffen Sie sich unbedingt einen Überblick über die im Pachtvertrag (im Regelfall mit der Kommune) hinterlegten Rechte und Pflichten des Vereins. Ist dieser für die Baum- und Spielgeräte- und Wegekontrolle zuständig? Wer zahlt die aus der Kontrolle resultierenden Maßnahmen? Wer erteilt Baugenehmigungen (für Gartenlauben ebenso wie für sonstige genehmigungspflichtige Anlagen) und kontrolliert deren Einhaltung?

Der Verein wird vom Vorstand geführt. Weiteres Organ des Vereines ist die Mitgliederversammlung. Beim Vorstand wird zwischen gesetzlichem Vorstand, geschäftsführendem Vorstand und erweitertem Vorstand unterschieden.

Der gesetzliche Vorstand besteht im Regelfall aus dem ersten Vorsitzenden und zumeist dem ersten Kassierer. Konkret wird dies in der Satzung des Vereins bestimmt. Dem gesetzlichen Vorstand obliegt die gemeinschaftliche Vertretung des Vereines nach außen. Der gesetzliche Vorstand darf dennoch keine alleinigen Entscheidungen treffen. Alle Handlungen des gesetzlichen Vorstandes nach außen hin bedürfen eines vorhergehenden Beschlusses des geschäftsführenden Vorstandes.

Der geschäftsführende Vorstand besteht im Regelfall aus dem Vorsitzenden, dem stellvertretenden Vorsitzenden, dem Kassierer, dem stellvertretenden Kassierer, dem Schriftführer und dem stellvertretenden Schriftführer. Ihm obliegt insbesondere die laufende Geschäftsführung des Vereines. Sämtliche Entscheidungen sind durch einen Beschluss zu treffen. Welche Mehrheit für einen derartigen Beschluss notwendig ist, bestimmt die Vereinssatzung. Die Beschlussfähigkeit ist ebenfalls in der Satzung geregelt; zumeist in der Art, dass der geschäftsführende Vorstand immer dann beschlussfähig ist, wenn der Vorsitzende, der Kassierer und ein weiteres Mitglied des Vorstandes anwesend sind. Bei Abwesenheit des Vorsitzenden muss im Regelfall dessen Stellvertreter anwesend sein (entscheidend sind auch hier die Bestimmungen in der Satzung!). Der geschäftsführende Vorstand tritt nach Bedarf zusammen.

Der erweiterte Vorstand besteht aus den Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstands und den Beisitzern, wie z. B. dem Fachberater. Dem erweiterten Vorstand obliegt die Unterstützung des geschäftsführenden Vorstands.

Mitgliedschaft im Verein und Pachtverhältnis

Die Mitgliedschaft in einem Kleingärtnerverein und das Pachtverhältnis mit einem Kleingartenpächter sind zwei, voneinander unabhängige Rechtsverhältnisse und haben, rein rechtlich gesehen, nichts miteinander zu tun. Um zu verdeutlichen, dass Probleme sich dann ergeben, wenn zwischen Vereinsmitgliedern und Vereinsvorstand vielfach aus einem Unverständnis der Rechtsbeziehung einem Mitglied neben der Vereinsmitgliedschaft auch das Pachtverhältnis gekündigt wird, sei nachstehend auf die unterschiedlichen Rechtsverhältnisse hingewiesen:

Die Vereinssatzung umfasst alle Rechte und Pflichten des Mitglieds gegenüber dem Verein und kann durch Beschlüsse der Mitgliederversammlung inhaltlich erweitert werden. Dies betrifft alle Mitglieder, ob sie nun Pächter sind oder nicht. Durch den Abschluss eines Pachtvertrags wird das Mitglied zugleich Pächter und damit Vertragspartner eines Pachtvertrages. Hierdurch verpflichtet sich der Verpächter, dem Pächter innerhalb der Kleingartenanlage ein Grundstück zum Zweck der kleingärtnerischen Nutzung zu überlassen. Im Pachtvertrag werden alle für die Grundstücknutzung maßgeblichen Erfordernisse geregelt. Die Verpflichtung des Pächters aus diesem Pachtvertrag erfordert, dass für die Grundstücksüberlassung ein Entgelt zu zahlen ist, d. h. ein Pachtzins.

Wird ein Vereinsmitglied rechtmäßig aufgrund nachvollziehbarer Umstände ausgeschlossen (Begründungen ergeben sich aus der Vereinssatzung, z. B. wegen vereinsschädigenden Verhaltens), so besteht der Pachtvertrag fort. Bewirtschaftet das ehemalige Mitglied den Kleingarten jedoch ohne Beanstandungen ordnungsgemäß im Sinne des Bundeskleingartengesetzes (BKleingG) und der örtlich gültigen Gartenordnung, so versteht sich von selbst, dass sich in diesem Fall kein Richter finden wird, der eine Kündigung des Pachtvertrags für rechtens erklären würde und entsprechend urteilt. Daher müssen auf jeden Fall Mitgliedschaft und Pachtvertrag konsequent getrennt werden!

Die Trennung von Vereinsmitgliedschaft und Pachtverhältnis hat ebenso zur Folge, dass Angelegenheiten, die ausschließlich die Kleingartenpächter eines Vereins betreffen, in einer gesonderten Pächterversammlung besprochen und beschlossen werden müssen. Nur soweit im Verein die Anzahl und Personen der Vereinsmitglieder und der Pächter identisch sind, kann die Einberufung einer gesonderten Pächterversammlung entfallen.

Diese Pächterversammlung kann bei Bedarf im Anschluss an eine Mitgliederversammlung erfolgen, sollte jedoch formal getrennt werden. Stimmberechtigt für Angelegenheiten der Pächterversammlung sind nur die Kleingartenpächter.

Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Rahmen unserer Grund- und Fortbildungsseminare für Vorsitzende.

Der Pachtvertrag kann durch den Verein oder durch den Pächter selbst gekündigt werden. Zu unterscheiden sind die fristgerechte sowie die fristlose Kündigung gemäß Bundeskleingartengesetz (BKleingG).

Fristgerechte Kündigung

Eine fristgerechte Kündigung ist dann angezeigt, wenn sich der Pächter beharrlich weigert den

Pachtvertrag oder die Gartenordnung einzuhalten. Diese kann nur zum 30. November eines jeden Jahres erfolgen und muss spätestens bis zum dritten Werktag im August dem Pächter zugestellt sein.

Fristlose Kündigung

Darüber hinaus kann auch fristlos wegen Zahlungsverzug gekündigt werden. Zahlungsverzug liegt dann vor, wenn der Pächter mit der Zahlung des Pachtbetrages (ohne Nebenkosten) im Rückstand ist, der mindestens einer Vierteljahrespacht entspricht, obwohl er nach Fälligkeit der Rechnung eine schriftliche Mahnung erhalten hat und zwei Monate nach Erhalt dieser Mahnung der offene Betrag nicht gezahlt wurde. Bei Zahlungsverzug ist es somit sehr wichtig, eine Mahnung an den Pächter zu schicken.

Eine Mahnung ist eine an den Pächter gerichtete eindeutige und bestimmte Aufforderung den offenen Betrag zu entrichten. Die Angabe eines Zahlungsziels ist nicht notwendig, da zwei Monate nach Erhalt der Mahnung automatisch der Verzug beginnt. Es genügt eine sicher zugestellte Mahnung. Eine Zahlungserinnerung oder eine vorherige Ermahnung ist grundsätzlich nicht notwendig.

Die Mahnung ist am besten als Einwurf/Einschreiben zu versenden. Bei einer persönlichen Übergabe des Schreibens muss mindestens ein Zeuge anwesend sein (zwei bis drei Zeugen wären hilfreich; Hinweis: der / die Zeuge(n) darf / dürfen auf gar keinen Fall dem Vorstand i. S. d. § 26 BGB angehören!), der bzw. die den Zugang auf einer Kopie des Schreibens unter Angabe des vollständigen Namens und Adresse quittieren sollten.

Kündigung durch den Pächter

Der Pächter kann den Pachtvertrag gemäß den dortigen Regelungen kündigen. Eine Kündigung hat schriftlich zu erfolgen, das heißt, in Form eines persönlich unterschriebenen Briefes. Kündigungen per E-Mail oder in anderer elektronischer Form sind nicht rechtskräftig. Die einseitige Rücknahme einer Kündigung durch den Pächter ist nicht möglich.

Bei der Rücknahme der Kündigung muss der Verein mit der Fortführung des Pachtverhältnisses einverstanden sein. Der Verein sollte seine Zustimmung nur erteilen, wenn sich der Pächter verpflichtet, bestehende Auflagen im Garten in einer angemessenen Frist zu erfüllen.

Beendigung durch Tod des Pächters

Mit dem Tod des Pächters endet der Pachtvertrag automatisch mit Ablauf des Monats, der auf den Tod folgt. Eine Kündigung ist weder durch den Verpächter erforderlich noch durch die Erben. Die Erben treten nicht automatisch in den Pachtvertrag ein. Sollten diese Interesse an einem Pachtverhältnis haben, so kann der Verein im Grundsatz ein neues Pachtverhältnis mit diesen eingehen, ist hierzu jedoch nicht verpflichtet. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, ob bereits Wartelisten geführt werden und diesen Bewerbern nicht der Vorrang einzuräumen ist.

Bei Ehegatten sollte dem hinterbliebenen Ehegatten ein Vorrang eingeräumt werden, den Garten, den die Eheleute gemeinschaftlich bewirtschaftet haben, zu übernehmen. Auch dann ist jedoch ein neuer Pachtvertrag mit dem hinterbliebenen Ehegatten abzuschließen. Eine Wertermittlung ist in diesem Fall nicht zwingend notwendig, jedoch sollte unbedingt eine Begehung durchgeführt werden, bei der evtl. Mängel dokumentiert werden und deren Beseitigung mit Fristsetzung vereinbart wird.

Pächterwechsel

Jeder neue Pächter erhält bei Übernahme eines Gartens den unterzeichneten Pachtvertrag, ggf. die Gartenordnung (sofern vorhanden) sowie die Satzung des Vereins. Beschlüsse oder Bestimmungen des Vereins, sind dem Pächter bei Vertragsschluss zur Kenntnis zu bringen.

Legt der Wertermittler in seiner Niederschrift Auflagen fest und wird die Auflagenerfüllung oder ein Teil davon dem neuen Pächter auferlegt, so ist hierüber eine separate Vereinbarung zu treffen. In dieser Vereinbarung ist eine angemessene Frist, abhängig vom Umfang der Auflagen, zu bestimmen. Es besteht die Möglichkeit eine Kaution für die Auflagenerfüllung zu vereinbaren. Der Vorstand des Vereins hat zu überprüfen, ob die Auflagen innerhalb der Frist erfüllt wurden. Nachdem alle Auflagen erfüllt sind, ist die gezahlte Kaution zurück zu erstatten.

Übernahmevereinbarung

In dieser Vereinbarung wird die Übertragung der Baulichkeiten und Anpflanzungen vom Altpächter auf den Neupächter geregelt. Darüber hinaus wird die Erledigung der Auflagen aus der Wertermittlung festgelegt (s.o.).

Dies dient der besseren Nachverfolgung der Auflagenerledigung und macht jedem Neupächter klar, dass die Auflagen aus der Wertermittlung zu einem vereinbarten Zeitpunkt erfüllt werden müssen.

Der neue Pächter sollte auf die Möglichkeit der Versicherung von Laube und ggf. Gewächshaus (FED) beim KVD (Kleingarten-Versicherungsdienst GmbH) hingewiesen werden.

Wertermittlung

Das Bundeskleingartengesetz (BKleingG) regelt die gesetzliche Entschädigung nur für den Fall, dass das Gelände einer Umnutzung oder Neuordnung zugeführt wird. Für alle anderen Fällen erfolgt der Hinweis: „Soweit Regeln für die Bewertung von Anpflanzungen und Anlagen von den Ländern aufgestellt oder von einer Kleingärtnerorganisation beschlossen und durch die zuständige Behörde genehmigt worden sind, sind diese bei der Bemessung der Höhe der Entschädigung zugrunde zu legen“. Diese Regeln finden sich in den „Richtlinien für die Wertermittlung von Aufwuchs, Gartenlauben und sonstigen Einrichtungen in Kleingärten“ des Landesverbandes Rheinland der Gartenfreunde, die mit dem zuständigen Ministerium abgestimmt wurde. Die Richtlinie ist insofern legitimiert und deren Anwendung wird durch den Landesverband dringend empfohlen. Eine entsprechende Regelung findet sich im Übrigen auch in den meisten Pachtverträgen mit den Gartenfreunden.

Den Wertermittlungsrichtlinien liegen folgende Gedanken zugrunde:

  1. Ein Kleingarten ist kein Eigentum, sondern ein gepachteter Garten, auf dem lediglich das Eingebrachte Eigentum des Pächters ist. Er ist somit kein Handelsobjekt, das nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu bewerten ist.
  2. Der übernehmende Gartenpächter soll einen sozial verträglichen Preis für die bewerteten Sachen zahlen, die als für die kleingärtnerische Nutzung erforderlich anzuerkennen sind.
  3. Dem abgebenden Kleingärtner soll der Zeitwert seines Eigentums erstattet werden, ohne Wertgewinn, unter Berücksichtigung des gehabten Nutzens.
  4. Nicht gestattete und nutzbare Sachen sind vor der Übergabe des Gartens zu entfernen.
  5. Angeführte Mängel sind zu beseitigen.

Die Richtlinie bestimmt, dass „der scheidende Pächter … bei Beendigung des Pachtverhältnisses … Anspruch auf Erstattung seiner Aufwendungen …hat“. Dies gilt, wenn er den Einzelpachtvertrag selbst gekündigt hat, wenn er die Kündigung durch den Verpächter oder Generalpächter durch schuldhaftes Verhalten herbeigeführt hat oder wenn der bestehende Pachtvertrag einvernehmlich aufgehoben wird.

Mit der Beendigung eines Pachtverhältnisses besteht für den scheidenden Pächter die Verpflichtung, die Parzelle in einem vertragsgemäßen Zustand zurückzugeben. Dies bedeutet, dass sie den Bestimmungen des Bundeskleingartengesetzes (BKleingG) im Hinblick auf die tatsächliche Nutzung, aber auch im Hinblick auf Art, Größe und Beschaffenheit entsprechen muss. Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn möglicherweise Pflichtverletzungen wie unzulässige oder übergroße Baukörper über einen längeren Zeitraum vom Zwischenpächter bzw. dem von diesem beauftragten Vereinsvorstand geduldet wurden.

In der Praxis kommt es darauf an, die Bestandsaufnahme durch die Wertermittlung im engen zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Pachtverhältnisses durchzuführen und ohne Verzögerungen die erforderlichen Maßnahmen zur Herstellung eines vertragsgemäßen Zustandes festzulegen, damit etwaige Mängel, z. B. aufgrund unterlassener Pflege, eindeutig dem scheidenden Pächter zuordnen zu können.

Der scheidende Pächter hat Anspruch auf Erstattung für die von ihm eingebrachten Anpflanzungen und Anlagen gegenüber dem nachfolgenden Pächter. Er hat keinen Anspruch gegenüber dem Verpächter (Verein oder Verband). Der Verpächter (hier konkret: der Vorstand) ist im Namen und für Rechnung des scheidenden Pächters tätig. Der Verpächter (Vorstand) beauftragt den Wertermittler auf der Grundlage der Richtlinien der Wertermittlung der Landesverbände Rheinland und Westfalen und Lippe, den Wert des Gartens zu ermitteln und in einer Niederschrift festzuhalten. Nicht durch die Richtlinie erfasste Gegenstände, wie Geräte zur Gartenbewirtschaftung, Gartenmöbel und anderes bewegliches Gut sowie das Laubeninventar muss der Nachpächter nicht übernehmen. Eine privatrechtliche Einigung ist jedoch im Grundsatz möglich. Sollte dies nicht möglich sein, so ist die Laube vollständig zu räumen.

Der Verpächter (Vorstand) übersendet dem scheidenden Pächter eine Abschrift der Niederschrift mit dem schriftlichen Hinweis, dass eventuelle Einwände gegen diese Wertermittlung innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung schriftlich erhoben werden können. Nach Ablauf der Frist stellt der Vorstand, ggf. nach Überprüfung von Einwendungen, abschließend die Erstattungssumme schriftlich fest und stellt dies dem Pächter zu. Gegen diese abschließende Wertfeststellung kann innerhalb von zwei Wochen nach der Bekanntgabe schriftlich Beschwerde erhoben werden. Erst nach endgültiger Entscheidung ist eine Klageerhebung zulässig. Eine Verpflichtung zur Auszahlung des Erstattungsbetrags besteht erst dann, wenn der neue Pächter die Entschädigung über den Verpächter gezahlt hat.Gartenbegehungen und Genehmigungen

Die Pachtverträge verpflichten im Regelfall die Vereine, auf die Einhaltung der Regelungen des Bundeskleingartengesetzes (BKleingG), des Pachtvertrags und ggf. der Gartenordnung zu achten. Diese Aufgabe hat der Vorstand des Vereines zu erfüllen. Aus diesem Grund sollte mindestens einmal im Jahr eine Gartenbegehung aller Gärten durch den Vorstand des Vereins oder eines Beauftragten durchgeführt werden.

Es ist insbesondere auf folgende Dinge zu achten:

  • Unerlaubte oder ungenehmigte Baulichkeiten
  • Unerlaubte Wasserinstallationen, insbesondere Spültoiletten mit Auffanggrube
  • Allgemeiner Pflegezustand
  • Wuchshöhe von Hecken, Bäumen und Sträuchern
  • Ordnungsgemäßheit der Zäune und Sichtschutze
  • Kleingärtnerische Nutzfläche

Werden Mängel festgestellt, sind diese in einem Protokoll unter Erteilung von Auflagen zur Mängelbeseitigung festzuhalten. Die Auflagen zur Mängelbeseitigung sind mit der Erledigungsfrist ebenfalls festzuhalten. Eine Kopie des Protokolls ist dem Pächter auszuhändigen. Werden die Auflagen aus der Gartenbegehung nicht erfüllt, so ist der Pächter abzumahnen.

Abmahnung

Die Pächter, bei denen Verstöße festgestellt wurden, sind abzumahnen, damit ggf. weitergehende Maßnahmen – bis hin zur Kündigung – eingeleitet und rechtlich durchgesetzt werden können. Um dies auch durchsetzen zu können, ist in der Abmahnung zwingend auf eine drohende Kündigung hinzuweisen!

Die Mängel sind in der Abmahnung so genau wie möglich zu beschreiben. Pauschale Feststellungen reichen hierzu nicht aus („Pflegerückstand“, „nicht ordnungsgemäßer Zustand“). Ein unbeteiligter Dritter muss in die Lage versetzt werden zu verstehen, welche Mängel bestehen. Beispiel: „festgestellter Mangel: Der Bewuchs an der Gartengrenze zum Weg hin überschreitet die zulässige Höhe von x,xx m“.

Darüber hinaus sind Auflagen zur Beseitigung der Mängel zu erteilen. Auch die Auflagen sind so genau wie möglich zu verfassen, damit der Pächter genau weiß was bis wann zu tun ist.      Beispiel für die Auflage: „Der Grenzbewuchs an der Grenze zum Weg hin ist auf die zulässige Höhe von x,xx m zu kürzen oder ganz zu entfernen“.

Für die Erledigung der Auflagen ist eine angemessene Frist zu erteilen. Diese richtet sich nach dem Umfang der Auflagen und sollte zeitlich nicht zu knapp bemessen sein. Insbesondere bei Heckenschnitt sollte bei der Fristsetzung auf die Vogelschutzzeit von März bis einschließlich September geachtet werden, in der ein stärkerer Rückschnitt von Hecken nicht zulässig ist. Es ist nur eine Frist zu setzen und nicht für jede Auflage eine eigene.

Zustellung

Eine Abmahnung ist grundsätzlich nachweisbar zuzustellen. Dies kann per Einwurfeinschreiben oder in Form einer persönlichen Zustellung mit Zeugen geschehen. Bei persönlicher Zustellung reicht der Einwurf in den Briefkasten des Empfängers aus. Auf einer Kopie der Abmahnung sind Zustellungsort, Datum und Uhrzeit, sowie der Name und die Unterschrift des oder der Zeugen festzuhalten.

Der vermeintlich sichere Versand per Einschreiben mit Rückschein ist im Grundsatz möglich. Zugestellt gilt dieses jedoch nur, wenn das Einschreiben vom Empfänger auch angenommen wird. Verweigert der Empfänger die Annahme oder das Einschreieben kann aus einem anderen Grund nicht zugestellt werden und kommt an den Versender zurück, liegt keine Zustellung vor und die Abmahnung kann keine Rechtswirksamkeit entfalten. Da die Zustellung im Briefkasten des Empfängers jedoch ausreichend ist, empfehlen wir immer den Versand als Einwurfeinschreiben.

Nachkontrollen und Auflagenerfüllung 

Am Ende der gesetzten Fristen hat der Verein im Rahmen einer Nachkontrolle zu überprüfen, ob die Auflagen erfüllt wurden.

Fristgerechte Kündigungen
Reagiert der Pächter nicht auf die Abmahnung und lässt die Frist fruchtlos verstreichen, ist eine fristgerechte Kündigung geboten. Hierbei sind die Kündigungsfristen zu beachten. Eine fristgerechte Kündigung von Seiten des Verpächters ist nur jeweils zum 30. November eines jeden Jahres möglich und muss spätestens am 3. Werktag im August beim Pächter zugestellt werden. Abmahnungsfristen sollten daher spätestens am 15. Juli enden.

Genehmigungen

Bauanträge
Zunächst ist die Zuständigkeit für die Erteilung derartiger Genehmigungen zu klären. Häufig behält sich der Verpächter die Zuständigkeit zumindest der Genehmigung von Gartenlauben vor, insbesondere wenn es sich um Kommunen handelt. Die sonstigen Genehmigungen (Gewächshäuser etc.) werden hingegen zumeist vom Verein erteilt. Insgesamt dürfen die Baulichkeiten auf einer Parzelle 24 m² nicht überschreiten.

  • Lauben, Überdachungen von Freisitzen, Gerätehäuser

Es wird empfohlen, folgende Unterlagen immer vom Pächter anzufordern:

  • Genauer Lageplan mit Grundrissen aller vorhandenen und geplanter Bauten
  • Genaue Grundrisszeichnungen des Bauvorhabens
  • Seitenansicht des Bauvorhabens mit Dachüberständen, Höhenmaßangaben etc.
  • Alle Pläne sind mit Maßangaben zu versehen.
  • Baubeschreibung mit Angaben der Baumaterialien des Bauvorhabens und Angaben über die Dachgestaltung

Ohne diese Unterlagen sollten die Anträge nicht bearbeitet werden.

  • Grillkamine, Backöfen, Pergola und Gewächshäuser

Folgende Unterlagen sollten auch hier dem Antrag immer beigefügt sein:

  • Skizze mit Bemaßung der Bauvorhaben und der Platzierung im Garten
  • Einzeichnung der Abstände zu den Gartengrenzen

Bienenhaltung

Bienenhaltung in Kleingartenanlagen dient wegen des Nutzens der Bienen für die Bestäubung der Pflanzen der Kleingärtnerei und stellt eine Bereicherung dar. Ob der Verein willens ist, Bienenhaltung zu erlauben, ist jedoch im Vorstand oder der Mitgliederversammlung zu entscheiden. Hierbei sollte auch die Höchstzahl an Bienenstöcken festgelegt werden.

Voraussetzung für die Genehmigung sollte unter anderem sein, dass der Imker einem Fachverband angehört und eine entsprechende Haftpflichtversicherung nachweisen kann. Darüber hinaus sollten sowohl der Vorstand des Vereines als auch alle Gartennachbarn einverstanden sein.

Einfahrtsgenehmigung

Ob die Zufahrt zum Gelände gestattet wird und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht, sollte ebenfalls durch den Vorstand oder der Mitgliederversammlung festgelegt werden.

Es ist jedoch anzuraten, Ausnahmen zumindest für den Fall einer nachweisbaren Schwerbehinderung, dokumentiert durch die Kopie des Schwerbehindertenausweises (Z. B.: aG, H, G mit einem GdB von mind. 80%), zuzulassen.

Zu berücksichtigen ist jedoch auch, dass die in den Anlagen hergestellten Wege oftmals nicht einer wiederholten und dauerhaften Nutzung schadlos standhalten.

Spielgeräte 

Ob Spielgeräte auf den einzelnen Parzellen (ggf. zusätzlich zu einem bereits vorhandenen Spielplatz im öffentlichen Teil der Anlage) gestattet werden und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht, sollte durch den Vorstand oder der Mitgliederversammlung festgelegt werden.

Bei der Entscheidung sollte auch berücksichtigt werden, dass die Vereine die Verjüngung und die jungen Familien brauchen, um sich zukunftsorientiert aufzustellen. Gleichzeitig sollte eine einseitige Veränderung des Anlagencharakters hin zu reinen Freizeitgärten ebenfalls vermieden werden.

Versicherungen für den Verein und für die Pächter

Versicherungen des Vereins 

Über den Landesverband können verschiedene Risiken abgesichert werden. Der Verein hat über die Mitgliedschaft im Landesverband beim KVD (Kleingartenversicherungsdienst) eine Vereinshaftpflichtversicherung und eine Rechtsschutzversicherung für pachtrechtliche Auseinandersetzungen.

Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann zusätzlich durch den Verein direkt beim KVD abgeschlossen werden.

  • Vereinshaftpflicht

Die Vereinshaftpflicht schützt den Verein bei Personen oder Sachschäden. Über die Vereinshaftpflichtversicherung sind alle Mitglieder des Vereines sowie deren Ehegatten / Lebenspartner und minderjährige Kinder versichert.

Versicherungsschutz besteht für den Fall, dass der Versicherte wegen eines während der Wirksamkeit der Versicherung eingetretenen Schadenereignisses, das einen Personen und / oder Sachschaden zur Folge hatte, aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen privatrechtlichen Inhalts von einem Dritten auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden.

Schadensfälle sind dem Versicherer (KVD) zu melden. Dieser prüft die Haftpflichtfrage, wehrt unberechtigte Ansprüche ab und zahlt berechtigte Ansprüche.

  • Vermögensschadenhaftpflicht

Die Vermögensschadenhaftpflicht schützt in erster Linie den Vorstand, vor der persönlichen Inanspruchnahme bei Vermögensschäden.

Über die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sind die Mitglieder des Vorstandes des Vereines für den Fall abgesichert, dass sie wegen eines Verstoßes, der bei Ausübung satzungsmäßiger Tätigkeiten begangen wurde, von einem anderen aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen privatrechtlichen Inhalts für einen Vermögensschaden auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden.

Sollte ein solcher Anspruch an den Verein herangetragen worden sein, so ist dies der Versicherung zu melden. Diese prüft dann zunächst ob eine Haftpflicht besteht oder nicht. Wenn nicht kümmert sie sich um die Abwehr der Ansprüche. Wenn ein berechtigter Schadensersatzanspruch besteht, zahlt sie.

Die Meldung eines Versicherungsfalls erfolgt direkt über den Versicherer (KVD).

  • Rechtsschutzversicherung

Die Rechtsschutzversicherung erstattet in den versicherten Leistungsarten Rechtsverfolgungskosten des Versicherungsnehmers bzw. des Mitversicherten im Falle von pachtrechtlichen Auseinandersetzungen.

Zu den Rechtsverfolgungskosten gehören:

  • Gebühren für den freigewählten Rechtsanwalt,
  • Kosten für Gerichte und Gerichtsvollzieher,
  • Kosten für Zeugen und Sachverständige, soweit sie vom Gericht bestellt werden und
  • Kosten der Gegenseite, soweit sie vom Versicherten zu erstatten sind.

Grundstücks- und Pachtrechtsschutz:

Die Versicherten erhalten Versicherungsschutz für die Wahrnehmung rechtlicher Interessen:

  • in Ihrer Eigenschaft als Grundstückspächter und -verpächter aus Kleingartenpachtverträgen nach BKleingG,
  • als Mieter von selbst genutzten Büroräumen und
  • als Verpächter einer gewerblich genutzten Vereinsgaststätte.

Die Eintreibung von Forderungen (Pacht) ist nicht vom Versicherungsschutz gedeckt. Offene Zahlungen müssen vom Verein selbst durch einen Mahnbescheid bzw. Vollstreckungsbescheid geltend gemacht werden.

Abgrenzung der Versicherungen

Bei der Rechtsschutzversicherung geht es darum, dass der Verein selbst Ansprüche gegen einen anderen geltend macht. Bei den Haftpflichtversicherungen geht es immer darum, dass der Verein oder der Vorstand persönlich in Anspruch genommen werden.

Bei Unklarheiten, ob bzw. welche Versicherung einen Schadensfall übernimmt, sollte unbedingt zunächst mit dem Landesverband oder dem KVD Rücksprache gehalten werden, bevor selbst Schritte eingeleitet werden. Oft kommt es vor, dass der Vorstand denkt es handele sich um einen Fall der Rechtsschutzversicherung, diese die Übernahme dann jedoch ablehnt. Hinterher stellt sich dann heraus, dass die Vereinshaftpflichtversicherung den Fall übernommen hätte. Dies ist sehr ärgerlich und sollte somit im Vorfeld abgeklärt werden.

Bei den Haftpflichtversicherungen besteht keine freie Anwaltswahl. Ein Schadensfall ist so früh wie möglich der Versicherung zu melden, die sich im weiteren Verlauf um alles im Zusammenhang mit dem Schaden regelt.

FED-Versicherung der Pächter 

Die FED-Versicherung ist eine Versicherung, die Feuer- Einbruchsdiebstahl-, Glasbruch-, Sturm- und Hagelschäden an den Lauben der einzelnen Pächter absichert. Der Landesverband bietet hierzu über den KVD eine Gruppenversicherung an.

Versichert sind die Laube sowie zulässige und genehmigte Nebengebäude, sowie alle gartenüblichen Geräte und Gegenstände in diesen Gebäuden. Außerhalb dieser Gebäude befindliche Gegenstände sind nicht versichert.

Grundversicherung

Jeder Pächter kann eine Grundversicherung abschließen. Der Jahresbeitrag beträgt (ab / seit dem 01.01.2022) 35 €. Darüber sind die Gebäude bei Feuer, Sturm und Hagel bis zu einer Höhe von 10.000 € versichert und der Inhalt bis zu einer Höhe von 2.000 €. Glasbruch ist bis zu einer von 1.000 € enthalten.

Höherversicherung

Falls der Wiederbeschaffungswert der versicherten Gebäude und / oder dem kleingartenüblichen Inhalt die Grundversicherungssumme übersteigt, ist eine Höherversicherung möglich und sinnvoll, damit im Schadensfall der gesamte Schaden kompensiert werden kann.

Der Wiederbeschaffungswert ist nicht der derzeitige Wert der Gebäude gemäß der Wertermittlung, sondern berechnet sich daran, was aufgewendet werden müsste, um eine gleichwertige Laube neu zu errichten.

Besteht eine Unterversicherung, werden alle Schäden nur anteilig von der Versicherung gedeckt.

Meldung der Versicherten

Die Meldung Versicherten erfolgt grundsätzlich einmal jährlich bis zum 15.01 eines jeden Jahres über die sogenannte FED-Liste. In dieser Meldung teilen Sie dem Landesverband bitte die Daten aller Mitglieder des Vereines mit (vollständiger Name, Adresse, Pachtbeginn) sowie den Wert des für das kommende Jahr gewünschten Jahresbeitrags mit. Auch eine Endsumme ist auszuweisen. Da dies auch zur Datenpflege dient, sollen alle Mitglieder gemeldet werden und nicht nur die Versicherten.

Aufgrund dieser Meldungen erhält der Verein vom Landesverband eine Rechnung für die Jahresbeiträge seiner Mitglieder. Sollte es im Laufe des Jahres zu Änderungswünschen der Versicherung kommen, sind diese dem Landesverband zu melden.
Eine Reduzierung des Beitrags ist im laufenden Kalenderjahr nicht möglich, sondern erst zum nächsten Jahr, da es sich um einen Jahresbeitrag handelt.

Stand:
08. November 2021

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