Welche datenschutzrechtlichen Fragestellungen sind typischerweise im Verein zu beachten? Antworten hierzu gibt der Verbandsanwalt Michael Röcken.

Der Bereich des Datenschutzes spielt nicht nur im Vereins- sondern auch in unserem Kleingartenbereich eine immer größere Rolle. Das zeigt sich auch darin, dass (Kleingarten-) Vereine immer wieder in den Tätigkeitsberichten der Datenschutz-Aufsichtsbehörden erwähnt werden. Welche typischen Situationen sich immer wieder ergeben, möchten wir Ihnen zeigen, so dass Sie nicht in diese „Datenschutz-Falle“ tappen.

  1. Weitergabe von Daten

Problem: Sie werden als Vorstand aufgefordert, Daten von Mitgliedern oder Pächtern herauszugeben.

Lösung Mitgliederdaten: Wenn ein berechtigtes Interesse besteht, können Sie diese Daten weitergeben. Ein berechtigtes Interesse kann sich bei den Mitgliederdaten beispielsweise dann ergeben, wenn Sie durch ein Mitglied zur Herausgabe der Mitgliederliste aufgefordert werden, da das Mitglied eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen lassen möchte. Hierzu möchte er Unterstützung bei den anderen Mitgliedern suchen. Es besteht damit ein berechtigtes Interesse, so dass Sie die Mitgliederliste herausgeben müssen.

Hinweis: Diese Mitgliederliste darf jedoch nur die erforderlichen Daten (Name, Anschrift) umfassen und auf keinen Fall Bankdaten o. ä.

Lösung Pächterdaten: Wenn der Grundstückseigentümer konkrete Pächterdaten fordert, kann sich dieses berechtigte Interesse beispielsweise daraus ergeben, dass der Eigentümer konkret gegen Pächter vorgehen möchte, da Verstöße gegen die Garten- und Bauordnung oder das BKleingG geahndet werden sollen. Das begegnet keinen rechtlichen Bedenken (Schleswig-Holsteinisches Verwaltungsgericht, Beschluss vom 13. Juni 2019 – 8 B 10/19).

  1. Der Aushang in der Kleingartenanlage

Problem: Auch im Aushang finden sich immer wieder personenbezogene Daten; teilweise des Vorstandes oder von Ansprechpartnern, teilweise auch von Pächtern.

Lösung: Die Angabe von Kontaktdaten für den Verein ist unproblematisch möglich, da mit der Annahme der Wahl auch ein Einverständnis gegeben wird, für den Verein als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.

Hinweis: Nutzen Sie hier jedoch besser „Funktions-E-Mail-Adressen“ (Empfehlung der Berliner Behörde), wie beispielsweise vorsitzender@kgv-musterhausen.de und ggf. ein „Diensthandy“, so dass keine privaten Telefonnummern angegeben werden müssen.

Was auf keinen Fall möglich ist, dass Sie den Aushang als „Pranger“ nutzen.

Beispiel: Ein Mitglied zahlt beharrlich seine Jahresrechnung nicht und reagiert auch nicht auf schriftliche Mahnungen, so dass der Vorstand sich entschließt, die Zahlungsaufforderung im Aushang zu veröffentlichen (so geschehen in Brandenburg).

  1. Photos von Veranstaltungen

Problem: Als Verein, der auch auf sich aufmerksam machen möchte, möchten Sie natürlich Photos von Veranstaltungen oder Gartenfreunden auf der Homepage nutzen.

Lösung: Auch nach dem Inkrafttreten der DS-GVO ist es möglich, dass Sie Photos beispielsweise auf der Homepage veröffentlichen. Hier sollten Sie eine Einwilligung der Teilnehmer der Veranstaltung einholen. Dies können Sie dadurch erreichen, dass Sie am Eingang zu der Veranstaltung einen Hinweis aufnehmen, dass Bilder gemacht werden und diese auf Ihrer Homepage veröffentlicht werden. Weiter sollten Sie jeweils bei dem Anfertigen einen kurzen Hinweis geben, dass diese Photos auf der Homepage veröffentlicht werden. Dadurch, dass die Menschen sich photographieren lassen, liegt eine Einwilligung vor.

Fazit

Wenn die „Spielregeln“ eingehalten werden, drohen in der Regel auch keine datenschutzrechtlichen Konsequenzen und Ihr Verein muss kein Bußgeld befürchten.

Rechtsanwalt Michael Röcken
www.ra-roecken.de

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